Fiche de lecture n°4 : " L’Iconothèque numérique : un nouveau service électronique pour l’université"

Notice bibliographique : Schietse, Bérengère ; Vandooren, Françoise, « L’Iconothèque : Un nouveau service électronique pour l’université », BBF, 2004, n° 2, p. 90-96[en ligne] Consulté le 6 décembre 2006

Mots-clefs : Image, iconothèque, université

Auteurs : Bérengère Schietse et Françoise Vandooren

Lien : http://bbf.enssib.fr/sdx/BBF/frontoffice/2004/02/document.xsp?id=bbf-2004-02-0090-001/2004/02/fam-apropos/apropos&statutMaitre=non&statutFils=non


Résumé :

Cet article relate la mise en place du service « iconothèque numérique » à l’Université Libre de Bruxelles (ULB), en 2002. Avant la mise en place de ce service la bibliothèque de l’université gérait déjà un fonds iconographique très varié constitué de ressources utilisées par les enseignants et les étudiants. Il s’agit de supports visuels utilisés pour les cours ou encore lors de séminaires : diapositives, présentations PowerPoint et réalisations multimédias diverses. A l’époque ces collections étaient gérées séparément et stockées sur des CD. Ce mode de gestion et de consultation de ces collections n’offrait pas une pleine satisfaction et une équipe eue la charge d’élaborer un système de gestion « globale » de ce fonds. L’objectif étant de regrouper ces collections en une unique base de donnée et d’en permettre une consultation à distance il fallait donc trouver une solution technologique adéquat.

Pour ce faire une approche « cahier des charges » fut d’abord envisagée. Dans ce type d’approche on commence par définir l’ensemble des fonctionnalités que l’on attend du logiciel (les « besoins ») pour ensuite choisir parmi les solutions existantes celles qui se rapproche le plus de ce l’on attend. Il s’agit donc d’une approche « topdown », c’est à dire allant du haut (ce que l’on souhaite), vers le bas (les logiciels existants). Cependant un problème se posa rapidement : à l’époque il fut en effet difficile de définir clairement les « attentes » des enseignants car ceux-ci n’avaient qu’une vague idée de ce qui pouvait être fait. Il était donc difficile de définir une liste rigoureuse de « besoins ».

Une seconde approche fut donc envisagée, l’« étude de marché ». Ici on part de l’analyse des diverses solutions existantes pour ensuite choisir la plus adaptée au contexte. Cette approche est dite « bottom-up », on part de la base (ce qui existe) en allant vers le haut (ce dont on a besoin). Une grille d’analyse fut donc élaborée afin d’étudier et de comparer les logiciels existants et leurs fonctionnalités. Partant de là l’équipe put se faire une idée de ce qu’elle attendait de leur logiciel, de ses fonctionnalités. Il ressort de cette analyse que quatre types de logiciels existent : les systèmes de gestion de bibliothèque qui offrent un « module image » supplémentaire, les progiciels orientés « Images » ou photothèque, les progiciels orientés « GED » ainsi que les systèmes développés par des universités. Cette analyse permit de présélectionner deux logiciels, Alexandrie et ContentDM, qui furent ensuite tester en situation réelle pendant une période d’évaluation. Au final c’est le système de gestion ContentDM qui fut préféré pour son confort d’utilisation et sa convivialité.

Parallèlement à cette opération de sélection d’un logiciel, le contenu de ce qu’allait être ce nouveau service « iconothèque numérique » put être précisé. Il s’agit en l’occurrence de fournir l’encadrement nécessaire au développement des collections iconographiques de l’université (traitement et gestion documentaire, rédaction de la documentation et formation des utilisateurs, etc.) et permettre une collaboration efficace entre les intervenants dans ce service que sont les documentalistes et les enseignants. Un processus d’évaluation du service à en outre été mit en place afin d’orienter les futurs développements du service et des collections. Evaluation à la fois « quantitative » et d’ « utilisabilité » afin de répondre au mieux aux besoins des usagers du service.

Commentaire :


Cet article met en lumière deux difficultés majeures pouvant être rencontrées lors de la mise en place d’un service comme l’« iconothèque numérique », qui à une double dimension, à la fois « technologique » » puisqu’il faut mettre en place un système de gestion informatique et « humaine » puisqu’il faut coordonner le travail de différents intervenants. Tout d’abord la difficulté inhérente au choix du logiciel. On voit bien ici que l’approche de type « cahier des charges », si elle s’avère être parfaitement adaptée dans un contexte ou l’environnement technique est connu et maitrisé, est inadaptée dans une situation où il est impossible de faire de projections exactes des « besoins » auxquels doit répondre le logiciel. Ici les enseignants ne pouvaient clairement énoncer leurs attentes puisqu’ils n’avaient pas d’idée précise de ce que permet ce type d’outils. Il était donc plus judicieux d’opter pour une approche plus pragmatique consistant à analyser le marché, les produits existants, leurs fonctionnalités afin de savoir clairement ce l’on peut attendre d’un système d’exploitation.

Nous avons en outre put voir que la mise en place d’un service auquel participe différents intervenants nécessitent une certaine coordination. Le rôle de chacun doit être clairement définis et le travail encadré afin que tout se passe au mieux. Il s’agissait ici de faire collaborer professionnels de la documentation et enseignants qui interviennent à différentes étapes de la constitution et de l’alimentation des collections numériques. On retrouve souvent des cas similaires puisque les documentalistes n’ont en général pas les compétences nécessaires au traitement documentaire de ressources très spécialisées, qui nécessite l’intervention de spécialistes. Il faut donc organiser ces interactions afin que les collections soient traitées de manière homogène et cohérente.